外国人设立日本公司时所需的“签字证明书”是什么？获取方法与提交机构解说

当外国人在日本设立公司或开展新业务时，往往需要办理许多手续。

其中一个重要的环节就是“签名证明”。

本文将详细说明外国人在日本设立公司时所需的签名证明，包括其必要性、获取方法以及提交对象。

本文要点如下：

✓ 在日本开展业务时，即使是外国人也需要拥有实印和印鉴证明书 ✓ 持有在留卡或特别永住者证明书的在日外国人可以在日本进行实印注册 ✓ 居住在海外的外国人则需要以签名证明书（署名证明）或认证签名的宣誓书替代实印及印鉴证明书 ✓ 签名证明书与实印适用于不同用途，办理流程也不同，但在公司设立过程中同样重要 ✓ 在公司设立的基本流程中，签名证明书通常在公证公司章程、公司设立登记、董事或代表董事变更登记时使用 ✓ 签名证明书的取得机关会因申请人是在日本、母国或第三国而有所不同 ✓ 以外语书写的签名证明书，需附上日文译文

通过对以上要点的详细说明，旨在帮助外国人顺利在日本开展业务。

1.在日本国内开展业务的基本：实印与印鉴证明书

在日本开展业务时，实印与印鉴证明书是不可或缺的。这些在公司设立初期阶段、合同制作、以及各类官方手续中都会被广泛使用。

• 实印
  这是个人用以表示法律上真实意愿的印章。特别是在公司设立时，发起人或董事需在公司章程或登记文件上盖上实印。
• 印鉴证明书
  这是确认实印为正式注册印章的官方文件。通过在市区町村役所进行印章登记后，即可取得此证明书。

1-1. 外国人在日本注册实印的条件

外国人如欲在日本设立公司，必须满足一定条件才能注册实印。以下情况允许外国人在日本注册实印：

• 持有在留卡或特别永住者证明书
• 已进行住民票登记
• 年满15岁

※如果是持短期滞在签证（如观光签证、亲属访问签证、短期商务签证）停留日本，或是非法滞留的情况，则无法进行实印注册。

1-2. 公司设立时需提交实印与印鉴证明书

一旦决定设立公司，发起人或董事必须在公司章程及登记所需文件上盖上个人实印，并提交印鉴证明书。因此，若外国人符合实印注册的条件，首先应在市区町村役所完成实印注册，并取得印鉴证明书，这是公司设立流程中的关键步骤。

2. 居住海外或短期滞在的外国人所使用的是签名证明书

对于居住在海外或以短期签证停留日本的外国人来说，在日本开展业务时，往往需要以签名证明书（署名证明书）或经过认证的宣誓书（以下为便于理解，统一简称为“签名证明书”）代替实印和印鉴证明书。

所谓签名证明书，是指由该外国人所属国家（包括该国驻日本的领事或具备权限的政府机关）出具的，用于证明签名确实为本人所签的正式文件。

特别是在以短期签证入境日本或在日本境内无住址的情况下，签名证明书是不可或缺的。

签名证明书用于证明发起人或董事在公司章程及登记文件上所签署的签名确属本人，从而使相关法律手续在日本得以顺利推进。

2-1. 签名证明书与实印的区别

实印与签名证明书都是个人表达法律意愿的方式，但二者在以下几个方面存在重要差异：

• 形式
  实印是通过注册实体印章来证明印章印影的制度；而签名证明书则是证明签名本人的制度。
• 登记
  实印需在日本的市区町村役所进行登记；签名证明书通常由驻日大使馆的领事、本国的公证人等外国政府机关进行认证
• 适用对象
  实印适用于在日本国内有住址的个人；签名证明书则适用于居住海外或短期停留日本的外国人。
• 用途
  实印广泛用于日本国内的各种公私程序中；而签名证明书主要用于外国人在日本办理相关法律手续时的身份与意志确认。

2-2. 签名证明书的记载事项

签名证明书中必须包含以下内容。如果缺少必要信息，可能无法用于公司设立登记等法律手续，因此务必确认所出具文件的内容是否完整。

• 姓名
• 地址
• 出生日期
• 所载签名确实为本人所签的声明

若上述任一项缺失，就需要重新申请并取得新的签名证明书。

2-3. 签名证明书的签发机构

签名证明书必须由外国政府机关进行认证。根据日本公司设立登记的规定，认可的认证机构如下：

• 外国人本国的行政机关
• 外国人本国的公证人
• 日本或外国人居住国中，所属本国的大使馆领事

如上所述，签名证明书原则上必须经过外国人本国政府机关的认证。

若因本国法律制度或其他不可抗力原因，无法在本国取得签名证明书的认证，也可以由下列机构签发的签名证明书替代：

• 日本的公证人
• 外国人居住国的公证人
• 外国人居住国的政府机关

在这种情况下，还需另行准备一份公司代表人签名并盖有公司印章的说明书，详细说明无法取得本国签名证明书的不可抗力理由

外国人因其本国法律制度等不可抗力原因而无法取得签名证明书的具体情况，已在通达中列举如下示例被认可：

• 外国人因其本国法律制度等不可抗力原因而无法取得签名证明书的具体情况，已在通达中列举如下示例被认可：
• 虽然该外国人在其本国可以取得签名证明书，但由于其本人居住在第三国，而该外国驻该国的本国政府机关无法签发签名证明书的情况。
• 该外国人居住在本国以外的国家或地区，且该地区没有其本国的政府机关（包括由驻第三国的本国政府机关兼管的情形）。
• 因该外国人的本国驻日本的领事或具有权限的官员未能出具签名证明书，导致无法取得该证明书的情况。

是否属于上述具体情形，建议咨询负责公司设立登记的司法书士进行确认。

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3.外国人成立日本公司的流程与签名证明书的必要时机

外国人在日本设立公司时的基本手续如下所示。

3-1. 公司设立手续流程

外国人在日本设立公司需要完成若干基本步骤。

首先，确定具体的公司设立内容至关重要。在这一阶段，明确事业内容、公司名称、注册资本、董事人选等事项，可使后续手续顺畅进行。

制定章程

接着，编制汇总公司基本规则与规定的“章程”。该文件在公司设立时需在公证处接受认证。章程中需记载公司名称、经营目的、总部所在地、注册资本金额等事项。

选定发起人与董事

选定发起人和董事也是极为重要的步骤。因为这些人员将作为公司设立的主体，其姓名将在多项法律手续中出现，因此必须慎重遴选。

章程公证

将章程提交至公证处进行认证。

汇入注册资本

章程获得认证后，下一步将注册资本汇入专用的资本缴款账户。

公司设立登记

在法务局办理公司登记。完成该登记后，公司即在法律上成立。

最后，完成银行账户开设、向税务署提交申报、向劳动局进行通知等其他必要手续。

3-2. 需要签名证明书的时机

签名证明书可能在多个环节被要求，尤为关键的是“章程公证时”“公司设立登记时”“董事变更登记时”。

章程公证时

进行章程公证时，发起人必须在公证处对章程或章程制作委任书签字。为证明该签名确属本人，需提交签名证明书。特别是涉及居住海外的外国人时，此证明尤为必要。

公司设立登记时

在法务局办理公司设立登记时，如需担任董事或代表董事，也可能被要求提交签名证明书，以证明在就任承诺书上的签名确属本人。

董事变更登记时

公司成立后，在办理董事、代表董事或执行役的变更登记时，也可能需要签名证明书，以证明在就任承诺书上的签名确属本人。

若上述手续需要签名证明书，务必提前取得，以确保流程顺利进行。

4.外国人获取签名证明书的方法

外国人在日本设立公司时所需的签名证明书，其获取方式因外国人所居住的地点不同而对应的行政机关也有所不同。以下将根据不同情况，说明应如何办理手续的具体步骤及注意事项。

4-1. 在日本国内短期停留的情况

若外国人在日本短期停留，有时可以向本国驻日的大使馆或领事馆申请签名证明书。由于不同国家的处理方式不同，建议事前向所属大使馆或领事馆确认是否可以办理。通常需要护照等身份证明文件。该证明书被广泛认可为公司设立时所需的重要文件。

4-2. 居住在母国的情况

若外国人居住在母国，则可通过本国的行政机关或公证机构办理签名证明手续。该证明书也被日本公司设立程序中所接受。

4-3. 居住在第三国的情况

若外国人居住在第三国，如前所述，在该第三国的本国大使馆或领事馆取得的签名证明书也已被日本所认可。例如，美国国籍人士居住在法国，则可在法国的美国大使馆申请签名证明书，并可在日本使用。

4-4. 注意事项与特殊情况

在申请签名证明书时，请注意以下几点。

手续费与有效期限

在申请签名证明书时，可能需要支付一定的手续费；另外，根据提交机关的不同，签名证明书可能还会设定有效期限。因此，事先确认这些事项非常重要。

母国无签名证明制度的情况

如前所述，若因母国不存在签名证明制度等特殊情况，导致无法从政府机关取得签名证明书时，也可作为例外，由日本的公证处公证人或居住国的行政机关所出具的签名证明书，被日本接受。

关于翻译文件

若签名证明书是以外语作成的，在日本使用时必须附上其全文的日语翻译。这是提交商事登记申请书时的一般规定。

在上述各种情况下，如手续中需要签名证明书，务必事前充分准备与确认，这将有助于顺利完成公司设立流程。

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5．摘要

✓ 在日本开展业务时，即使是外国人也需要拥有实印和印鉴证明书 ✓ 持有在留卡或特别永住者证明书的在日外国人可以在日本进行实印注册 ✓ 居住在海外的外国人则需要以签名证明书（署名证明）或认证签名的宣誓书替代实印及印鉴证明书 ✓ 签名证明书与实印适用于不同用途，办理流程也不同，但在公司设立过程中同样重要 ✓ 在公司设立的基本流程中，签名证明书通常在公证公司章程、公司设立登记、董事或代表董事变更登记时使用 ✓ 签名证明书的取得机关会因申请人是在日本、母国或第三国而有所不同 ✓ 以外语书写的签名证明书，需附上日文译文

以上是外国人在日本设立公司时应了解的重要事项。

整个手续较为复杂，每一个步骤都至关重要。

如果您有任何疑问或不明之处，建议咨询专业人士的意见。本事务所也提供免费咨询服务，欢迎随时与我们联系。让我们携手迈出实现公司成功设立的第一步。