士業・専門家がZoom面談のために用意しておくべきツールとは!?

2020年5月3日時点、緊急事態宣言の延長が見込まれる中、更なる長期化を視野に入れて事業を進めていく必要があります。

リアルという体験の場の価値はなくならないものの、何より、意外と多くの物事がオンラインで強制的に日本中の人が気づいてしまったのが、今回の状況だと思います。顧客が求める価値が今は、“安心・安全”の提供が最優先と置き換われてしまっているため、当面は、僕らの提供しているサービスを対面からオンラインへと切り替えていく必要があります。

今回の記事のポイントは下記のとおりです。

  • 顧客ニーズが、“安心・安全”が第一となっており、オンライン面談ができる体制をつくる必要がある
  • オンライン化をすすめるにあたって、パソコン・スマホ・タブレット、Webカメラ、マイク、照明を揃えておく
  • 事務所という場所の概念が大きく変わり、リアルという価値を見直す必要が今後でてくる

士業・専門家の仕事をZoom面談などオンラインへと切り替えていくために必要なツールの紹介と今後の社会の変化からどのようにビジネスを考えていくかについて、お伝えします。
それでは、どうぞ。

顧客に提供する価値のポイントは“安心・安全”

前回の記事までで、ウィズコロナの事務所経営において、まず事務所を守るために取り組むべき対策をお伝えてきました。

持続可能給付金の申請のほか、コロナ関連の融資、雇用調整助成金の活用、オンライン化へ向けた事務所体制の見直しなど、すぐには、なかなか取り組めていないことも多いと思いますが、経営者としては動いていかなければならないので、まだこれからの方は、下記ページを参考にしてみてください。

ウィズコロナの長期化を考え、士業・専門家事務所の経営者が行うべきこと

士業・専門家がウィズコロナを見据え、リモートワーク化を進めるには!?

まず、士業・専門家が行うべき対策は、顧客とのオンライン面談です。

顧客ニーズが、“安心・安全”が第一になっているので、対面面談は、今の時期は難しいです。

それでも、私の事務所のHPもそうですが、Googleアナリティクスでみるとコロナ前の1.5倍以上の流入となっており、顧客の不安心理が高まっていることが想定されます。

そういった時期だからこそ、今までのリアルについては、収束後は、リアルとしての価値提供は必須ですが、今の時期は、オンライン面談の経験、ノウハウを蓄積し、オンライン面談・受任につなげていく必要があります。

オンライン面談方法については、前回の記事で詳しく解説していますので、そちらを参考にしてみてください。

ウィズコロナの時代に士業・専門家の面談をオンラインへと切り替える方法とは!?

オンライン面談もできることをHPや各種媒体に掲載し、問い合わせがあった際にもスタッフが対応できる体制を構築しておく必要があります。

つまり、オフラインとオンライン、二つのスキルを求められる経営が必要となってきます。

オンライン化を進めるにあたって揃えておくべきツール

顧客との接点において、どの業務をオンライン化できるのか考えていくと、まず、顧客獲得という要素から考えて、下記の二つをオンライン化する必要があります。

オンラインツール

・オンライン面談
・オンラインセミナー

Zoomなどを活用したオンライン面談・セミナーをするためには、前提としていくつかツールを揃えておく必要があります。いずれも、高い機材は不要です。お金はかけなくても安価に揃えることができます。

既に取り揃えている方も多いとは思いますが、確認のためにもお伝えしておきます(^^)/

揃えておくべきツールは下記のとおりです。

■パソコン、スマホ、タブレット
■Webカメラ
■マイク
■照明

以下、これらを詳しく解説していきます。

■パソコン、スマホ、タブレット

Zoom、LINE、Messengerなど、すべて上記デバイスがなければ通話できません。特に、オンライン面談においては、画面共有機能を活用し、こちらの資料を相手方に提示していく必要があります。
そのため、スマホやタブレットであると、画面共有ができない、難しいという問題があるため、事務所側のスタッフはパソコンの活用が必須なので注意してください。

■Webカメラ

スマホ・ダブレットであれば、搭載されてますが、パソコンについては、Webカメラが必要です。

当初からWebカメラが搭載されているノートPCもありますが、ノートPCのカメラは性能が低いことが多いため、外付けのWebカメラを利用することをお勧めします。特にオンラインでセミナーを開催する場合や、YouTubeなど動画撮影する場合には必須と言っていいです。

明るさ調整や拡大ができるロジクールのWebカメラなどが人気です。最新のスマホはカメラの性能がいいので、
スマホをWebカメラとして利用することも可能です。

僕は、自分の持っているiPhone11 Proを活用して「iVCam」というアプリを使い、スマホをWebカメラとして活用しています。

■マイク

パソコン内蔵マイクを使うこともできますが、ノートパソコンなどの場合は、マイクの性能が若干低く、周りの音を拾ってしまうことが多いので、ヘッドセットなど用意しておくべきです。

オンラインセミナーとなると、やはり、音声の収録の品質が低くなりがちなので、別途、マイクを用意すべきです。

スマホ用のイヤホンも活用できるので、僕は、iPhone用のAirpodsproをそのまま、イヤホン兼マイクとして活用しています。

■照明

オンライン面談、セミナーを行う場所にもよるのですが、暗い場所で撮影すると写りも当然暗くなりがちです。

特に初対面の顧客に限って言うと見た目が9割です。
顧客の印象が最初ですべて決まります。

ライトは意外と見落としがちなデバイスで、オンライン面談、オンラインセミナーの他、動画撮影でも使えるので、揃えておくべきデバイスの1つです。上記のとおり、別途機材を揃えてもいいですが、スマホ関連でつかっているデバイスをそのまま転用できたりするので、そこまでコストをかけずに取り組めます。

ライトも1万円程度で購入できるので、余裕があれば揃えておいてください。
ちなみに僕は下記を利用しています。設置場所は考える必要がありますが、オンライン面談、セミナーの他、動画撮影など様々な場面で活用できます。

オフラインとオンラインの両利きの経営が求められている

映画館に行かなくても、ネットフリックスで見れる、仕事もリモートワークでできる部分が意外とあります。例えば、会議もZoomでできる、飲み会も、、、。
運動もオンラインで自宅フィットネスやヨガができるなどなど、気付く人は気づきます。

その一方で、銀行の窓口が混雑しているというニュースがあるように高齢者など、逆にこういう時間があるときに、わざわざ、銀行に手続きをしに来店者が増え混雑するなど本来、オンラインでできるにも関わらず、対面で手続きを行うという状況も見受けられています。

<新型コロナ>金融機関混雑 感染リスク 中小融資相談に影響

できる人はオンラインですべて手続きを行う、だけど、わかっている人はオンラインで行うというように、情報、ITリテラシーの格差が広がっていくことが想定されます。

今は、安心・安全を消費者が求めているので、リアルでのサービス提供は難しいですが、全てオンライン化、オンライン化というわけではく、情報がなく、リアルでなければ対応できない層があること、そして、例えば、飲食店のようにテイクアウトで食べても感動が薄い、リアルでその場の雰囲気も味会うからこそ、価値があるものというように、例えば、スターバックスのサードプレイスの提供という価値観のようにリアルという場に付加価値をつけて、提供するといったことを意識していかなければならなそうです。

つまり、オフライン一辺倒からオフラインとオンライン、両利きができる経営へと今まで以上に変えていく必要があります。

僕の事務所は商店街にあり、バスの停留所の前にあります。
バス広告も停留所アナウンスの際に流しているため、このコロナの状況でも以前よりも減っていますが、地元のお客様の飛び込み相談があるし、地元のお客様の事務所面談希望での相談もあります。

外出自粛の影響で、今は自宅にいることが多い、普段はチラシを見ない層も見てくれる可能性があります。企業が軒並み広告を減らしているので、新聞折込チラシも減少しています。

コロナで自壊が加速、新聞販売業界に響く阿鼻叫喚 折り込み広告の急減も、頼みの綱の新聞社の動きは遅く

チラシ集客を強化しポスティングを配布する、配布される新聞折込チラシ数が少ないという事を逆手にとって、自社が折込チラシを活用することで、新聞を読む層がチラシを読んでくれる可能性もあるということです。

相続手続きなど、やらなければならない手続きについてはやっぱりこのような状況でも相談があります。リアルを望む層には、従来通りのチラシを配布するという手法も活用できるのです。ただ、冒頭でも伝えた通り、”安心・安全”が今は最優先となっているので、面談はリアル面談のほか、オンライン面談も併用できるようにして、両利きの経営を目指すべきです。

そういった意味では、もしかしたらターミナル・ビジネス街の事務所よりも、住宅街・商店街など地元に根付いた事務所においては、リアルという価値を提供しやすいのかもしれません。リモートワークができるということからビジネス街の一等地に坪数大きめのフロアを借りる必要もなくなっており、地元でもリアル・オンラインに対応できるビジネスができます。

事務所という場をどのように価値をつけるか、一度考えてみる必要がありそうです。

まとめ

  • 顧客ニーズが、“安心・安全”が第一となっており、オンライン面談ができる体制をつくる必要がある
  • オンライン化をすすめるにあたって、パソコン・スマホ・タブレット、Webカメラ、マイク、照明を揃えておく
  • 事務所という場所の概念が大きく変わり、リアルという価値を見直す必要が今後でてくる

今は、社会が大きく動いている状況なので、この変化に機敏に捉えて実行すべき時期です。逆に何もしないで、コロナの収束をまっているだけだと、時代の変化に取り残されてしまう可能性があります。

雇用調整助成金を活用して週4日勤務にしても、事務所は周るのかという壮大な社会実験ができると思って、僕なんかは、週4勤務を4月から実行しています。やってみると、意外と個々の仕事に無駄な時間をつかっていた、スタッフの能力など、リモートを進めると明らかに見えてくるので、わかったことが多くあります。また、オンラインセミナーやリアルとオンライン併用セミナーなど取り組んできて、いい面、悪い面がわかってきました。

いずれにしても、やってみなければ何もわからないので、チャレンジができると思って、今の時期は試していき、仮説検証すべきです。

士業・専門家が面談、セミナーをオンライン化する際のポイントとは?

Zoom活用セミナー

今まで対面で行ってきた士業・専門家がどのように面談やセミナーをオンラインに切り替えていくのか、そして、オンラインへ移行し、メールでの事前教育、オンライン面談・セミナーから実際の受任につなげるためのコツやポイントを詳しく解説し、大評だった2020年5月のセミナーを動画コンテンツとして視聴できるようにしました。

セミナーの中では今回の記事の中で紹介したオンラインセミナーの導線づくり、顧客への事前案内メールの雛形など実際に使っているツールも公開しています。ご興味のある方は、下記ページで詳しい内容を紹介しているので、是非確認してみてください。

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