士業・専門家がウィズコロナを見据え、リモートワーク化を進めるには!?

コロナウィルスの影響で、実際のお客様の問い合わせやセミナー集客など影響が出始めています。多くのところで自粛活動を行っていますが、経済活動を必要以上に自粛すると社会が回らなくなります。

経営するにあたっては、固定費がかかり、特に家賃と人件費の支払いがメインとなるやむを得ないのでしょうが、経済活動に影響を与えている先日報道されたニュースは衝撃的でした

》自動車メーカーのスバルの全工場停止
》アメリカでも失業保険申請数が2週間で1000万件過去最多

僕らの仕事に影響が実際に出始めてきています。この記事を読むことで、アフターコロナからウィズコロナに向けて、どのように士業・専門家ビジネスをとらえてくべきか考えるきっかけになるはずです。

それでは、どうぞ。

アフターコロナからウィズコロナに目を向けるべき

士業・専門家のビジネスには、直接は影響はないですが、観光、飲食、製造業など雇用が守れなくなる結果、僕らのサービスを届ける相手のビジネスの需要がなくなっていきます。回りまわって、いずれかの時期に確実に我々のところにも影響がでてきます。

 

そして、この新型コロナウィルスの問題は、SARSなどのように終息はしません、インフルエンザのように、また繰り返して来年来るというように社会ととともに共生していくようになります。
つまり、アフターコロナではなく、ウィズコロナを考えて、僕らはビジネスを行っていくことを考えなければならなそうです。今この時期やらなければならないことは、ただじっと我慢しているのではなく、ウィズコロナに向けて、ビジネスを変えていくことです

今後も新型コロナウィルスの問題から、どうやら逃げられそうもないので、インフルエンザと同様に新型コロナウィルスと向き合い、折り合いをつけ共生していくビジネスへと変えていく必要があります。

その方法の一つとして、前提としてリモートワークを進めていくことを真剣に考え始める必要があるのです。

士業・専門家がリモートワークを実現するには

僕自身も実際に少しずつ変えてきました。以前の記事でも、具体的なツールなどを紹介していますので、下記記事を参考にしてみてください。

>>士業・専門家ビジネスをアナログからデジタルに移行させるには!?

この記事を執筆した時はアフターコロナで考えていましたが、今はウィズコロナ対策です。ここから先は、どのように士業・専門家ビジネスをリアルからオンライン・リモートワーク化するかについて私の事務所の事例を元にお伝えします。

僕の事務所には総勢13名いますが、お子さんがいるスタッフも多く、子供が学校休止など、自宅にいなければならない環境もあり実際に事務所に常時いるのは、4~6名位です。フレックスタイム制度を導入し、社員、パートを含め各スタッフが、午前出勤し午後は在宅、午前在宅から午後出勤、月曜日は出勤・火曜日は在宅などなど、持ち回りで出勤しています。

リモートワークを実現するためには、スタッフが活用するPCをデスクトップからセキュリティ対策導入済みのノートPCに切り替えることが前提です。

そして、各種書類をクラウドで管理、個人情報漏洩の防止のために、ダウンロードにも制限をかけるなど必要な対策は施した上で、ノートPC,スマホ、タブレットなどを活用してどこでも働ける環境をつくることが必要です。

クラウド化を行っていくにあたって、士業・専門家が使用する業務ソフトがクラウド化されていないため、在宅勤務ができないという悩みがあります。クラウド化していない業務ソフトを使用するためには、業務ソフトをインストールしている事務所PCを操作するためにVPN接続できる環境を構築する、外部からリモートコントロールする環境設定も必要です。

経営者が環境設定をしても、いざ、リモートワークを運用する際に、スタッフ側から出てくる意見としてWi-Fiなどの通信費や自宅の水道光熱費などはどうするんだという意見が必ずでてきます。僕は、通信手当を一律一定額を支給しています。

お客様との面談など、ビデオ会議に移行することで確実に交通費や移動時間が削減でき、結果的に経費削減できます。トータルで考えると、通信費の方が絶対安いので、手当を別途支給するほうがベストだと思います。

公的書類の管理をどうするか?

士業・専門家業務では、どうしても公的書類の管理という問題があります例えば司法書士業務の中で、戸籍や登記識別情報の管理など、どうしても事務所でないとできない仕事というのがあります。戸籍を集めるために、職務上請求書を活用して請求するということも個人情報等の取り扱い、各種業務規制から、事務所外に持ち出しをすることができません。

そこで、僕は事務所で行う仕事と事務所外で行う仕事の2つに仕事の仕訳をしました。外部作業でできる仕事については、事務所内、外部どちらでも働くことも認めています。

 

事務所作業
・郵便局から送られてくる書類対応
・識別情報などお客様への返却
・戸籍、残高証明などの請求、管理
・オンライン申請手続きに伴う各種税金、手数料の電子納付
・書類の組み立てなど書類ベースで行う仕事
・事務所への電話問合せ対応(※)

外部作業
・HPなどの編集
・提案書、信託契約書、遺言書案の起案
・顧客対応(訪問、ビデオ会議、メール、チャット、電話など)
・セミナー運営の準備
・申請書など業務ソフトの使用(書類の組み立て除く)

今のところ、電話応対は事務所内作業に残していますが、今後の動向で、更なる外出自粛が要請され、事務所勤務者を減らす必要性が出てきた際には、事務所勤務者の仕事を電話で中断させないようにするため、電話担当者として持ち回りで定めた外部勤務者に事務所へかかってきた転送電話対応させる予定です。

電話で仕事が中断し、元の仕事に集中するために取り戻す時間が本当にもったいないので、電話は担当者を決めて集中させるべきという考えです。

電話対応については、代行会社に外注するという方法もありますが、僕の事務所では無料相談問い合わせや取引先からの電話も多く、代行会社を利用すれば業務を中断されないことからコスト削減の効果が圧倒的に高いですが、柔軟な電話対応が難しいこと、電話応対のレベルを上げることで、たらい回しにされないという顧客満足・サービス向上につながるので、当面は自社で完結させる方針です

電話対応はみなさんの事務所・会社における頻度・コストを考慮して、自社もしくは代行会社で行うか検討してみてください。

まずは、経営者から始めることが重要

どんなにいい制度、環境をつくったとしても、実際に仕組みが動くかどうかは、結局のところ、経営者の決断と行動、次第です。経営者がやらなければ誰もやりません。まず、自らが行動して手本を見せ、その方が効率的だと感じた一部リーダー、スタッフが後に続いて行動する、そうすることで他のスタッフも動くようになります。

まず、自らの環境をリモート化し、一週間のうち、数時間、数日と試してみて下さい。
やっているうちに、きっとどれだけ無駄な移動時間、電話対応しているかわかるはずです。リモートワークのメリットを感じることで、きっと事務所全体に導入が進んでくるはずです。

今後、緊急事態宣言がでたら、外出・営業自粛に対する強制力はないにしても、宣言に対して多くの企業が更なる自粛に追い込まれるので、その対策も検討しておかなければならないし、僕も事務所での方針を決めています。

いまできることは、コロナという大きく社会が変わらざるを得ない事態に対して現状維持せず、変化に対して行動することできる範囲からまずは、やっていきましょう。

まとめ

  • アフターコロナからウィズコロナを主眼においてビジネスを考えていく必要がある
  • リモートワークを実現するには、環境・仕組みづくりをまず行う
  • 仕事を仕分けして、社内作業・外部作業にわける
  • 経営者から始めなければ、リモート化は進まない

ウィズコロナは今後、ビジネスをおこなっていくにあたって、今こそ、主眼になって考えていく必要があります。利益を出すには、売上を上げるか、経費を削るしかありません。ECなど一部の業態を除いて、お客様が消滅しているわけではないですが、売上を立てる見通しが難しい状況です。

しかも、これがいつまで続くかもわかりません。この状況においては、耐え忍んで落ち着くのを待つか変化に応じて自らを変えていくか、どちらかを選ぶしかありません。
僕らが変わらなければ、その先にいるスタッフ、お客様を守れません。

 

ウィズコロナを考えると落ち着いて待つというのは悪手かもしれません。例え、コロナが収束しても、このインフォデミックと呼ばれる、情報伝達による社会不安の増幅を考えると新たなウィルスが登場するたびに、同じような状況が何度も再発する可能性があります。

僕自身も今後のウィルスとの共生していく社会を考え、顧客面談をオンラインに変える、セミナーの開催もリアルセミナーは、徹底的な感染症対策を取り入れ、参加者の受付時の検温、健康状況の確認、アルコール消毒、換気・温度管理の徹底、講演者、お客様間のスペースを広くとるなど対策を実施して行っています。セミナー開催の事前のリマインドメールにも注意喚起と当日体調不良の方のLIVE参加の見合わせ要請をし、WEB同時配信を行っています。

リアル参加される人数は減っていますが、参加される方は、本当に問題を解決したいと考えているので、その後の無料相談などバックエンドへの成約率は高いです。WEB配信は現在、YouTubeLIVE配信とZOOM配信を実験的に行っていますが、信頼関係がない初回で使うといずれも次のサービスへの誘導が難しく、成約率は低い傾向です。
成約率までの導線を確立させるのが現状の課題です。

でも、今できることは、ウィズコロナを見据えて、できる対策を取り入れ、実際に実行し、試していくしかないと考えています。経営者は人件費、家賃など固定費の支払があるので責任も重く、プレッシャーに押しつぶされそうな日々を送っている人も多いと思います。継続的な固定費の見直し、コロナ関連融資などによる資金調達、雇用調整助成金、リモートワーク実現のためのIT補助金などやれることは全てやるべきです。

でも、削減してはいけないのは、情報収集するためのコストです。これを削減してしまうと、新規の取り組みができなくなります。情報が僕らの武器だから、ここは削減してはダメです。情報がないと武器を捨てたのと同じで、新規取組はできません。

これからをつくるために、今できることを試し、チャレンジしていく、まずは、経営者からはじめていきましょう!

士業・専門家が面談、セミナーをオンライン化する際のポイントとは?

Zoom活用セミナー

今まで対面で行ってきた士業・専門家がどのように面談やセミナーをオンラインに切り替えていくのか、そして、オンラインへ移行し、メールでの事前教育、オンライン面談・セミナーから実際の受任につなげるためのコツやポイントを詳しく解説し、大評だった2020年5月のセミナーを動画コンテンツとして視聴できるようにしました。

セミナーの中では今回の記事の中で紹介したオンラインセミナーの導線づくり、顧客への事前案内メールの雛形など実際に使っているツールも公開しています。ご興味のある方は、下記ページで詳しい内容を紹介しているので、是非確認してみてください。

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  • ZOOMを活用した顧客面談、セミナー手法とは!?
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