ウィズコロナの時代に士業・専門家の面談をオンラインへと切り替える方法とは!?

コロナの問題は超長期化しそうな状況です

緊急事態宣言の延長も視野にいれ、そして、コロナとともに人々の生活感も多く変わっていくことをイメージしていかなければなりません。今まで当たり前のように対面、面前で行ってきた業務がオンラインへと変わっていきます。

前回の記事まででウィズコロナの事務所経営における、まず事務所を守るために取り組むべき対策を伝えてきました。

ウィズコロナの長期化を考え、士業・専門家事務所の経営者が行うべきこと

士業・専門家がウィズコロナを見据え、リモートワーク化を進めるには!?

事務所を守るべき対策の他、今まで飲食店ができたての料理を届ける場を提供していたビジネスからデリバリーに切り替えてきたように、攻めの対策も考えていく必要があり、僕らが提供してきたサービスも、今まで電話問合せから対面へと提供したいたものをオンラインへと切り替えていく必要があります。

そして、事務所の業務のうちどの部分をどのツールをつかって、オンラインで代用できるのか考えていく必要があります。

その中でも、攻めの業務として、オンライン化ができるものが下記の2つです。

・オンライン面談
・オンラインセミナー

コロナについて皆が長期化の折り合いがつけばリアルでのサービス提供もできるようになりますが、それまでの間は、対面というサービスが顧客に提供ができないので、オンライン化の方法を模索しなければなりません。

今回の記事は下記のとおりです。

  • どのオンラインツールを使うべきか
  • オンラインツールが簡単に使えることを顧客に事前に教育する
  • 画面共有機能を最大限活用する

対面、面談で行ってきた相談業務をどのようにオンラインで提供していくのか、そのポイントについてお伝えしていきます。

どのオンラインツールを使うべきか

オンライン面談ツールとしてはZoom、Skype、LINE、Messenger、Chatwork、など多くのツールがあります。

その中でも顧客が使い慣れたツールを活用から始めるべきです。

継続相談で既に顧客とのつながり、アカウントを持っているのであれば、Skype、LINE、Messenger、Chatworkを活用できます。
※Skypeも以前は相手のアカウントがわからなければ、利用できませんでしたが、Zoomと同じく2020年4月4日からアカウントなくてもURLリンクを送り、クリックすれば利用できるようになりました。

特に高齢者でもLINEはアカウントをもっているので、先生と顧客、スタッフとの間でLINEグループを開設しようと思えば、すぐにでも始められますし、後半説明する画面共有機能もあるので、オンライン面談もやろうと思えばすぐにできます。

Skype、Messenger、chatworkも同様に全て画面共有機能があるので、こちらの資料を相手にビデオ会議を通じて
提示できるので全てのツールで対応可能です。

但し、アカウントがあることを前提となるので、アカウントを先に知っておく必要があることから、新規顧客の相談には向きません。
※Messengerは今後、Facebookアカウントがなくても、URLを伝えればMessenger roomで会議ができるようになる予定とのことです。

そのため、新規相談では、URLだけ(場合によってパスワードも)を伝えればオンライン面談ができるZoomを選択すべきです。

先日ニュースになったZOOMのセキュリティ問題も懸念材料ですが、今はそのセキュリティ問題について
ほぼ解消されつつあります。Zoomは伝えたURLを1クリックするだけで簡単に参加できる“使いやすさ”が最大の魅力です。

ZOOMのセキュリティで問題になったのが「ZOOM爆撃」と言って、ZOOM使用中に第三者がランダムに入力したURLに勝手侵入してくることですが、今はセキュリティを強化して、パスワードの設定ができるようになたこと、
待機室を用意して、主催者が「参加許可」しないと入れないようにアップデートされました。

どんなWebサービスもセキュリティ上に全く問題がないものはありません。ですが、その都度アップデートにより改善されます。

何よりZoomの1日のWeb会議の参加者数が4月2日時点の2億人から4月22日時点では3億人へと約20日間で1億人増加している状況です。既にWeb会議といえばZoomというイメージがついているので新規相談で相手方アカウントがわからない状況であればZoomがオンライン面談導入には移行しやすいです。

初回相談後は、相手のアカウントがわかるので、chatwork、LINE、Messenger等に移行すべきです。上記ツールでは、チャット機能があるため、資料や進捗確認、都度相談に適しています。

受任後の継続的な関係づくりでは、オンライン会議機能に特化しているZoomではなく、チャット機能があるツールが便利です。アカウントの作り方がわからない顧客には、初回相談時にアカウント・グループ登録をこちら側で全て代行してすぐに使えるように設定してあげれば十分です。

chatwork、LINE、Messengerでビデオ会議をしてもいいですし、ビデオ会議はZoom、チャット機能はチャットツールでというような併用もできます。

いずれにしても、顧客に併せて使いやすいツールを活用し、オンライン面談に移行してみてください。

その他、オンライン面談で用意すべきデバイス、ツール、オンライン面談の受任率を上げる方法など、下記のページで詳しく紹介していますので、確認してみてくださいね。

士業・専門家がZoom面談のために用意しておくべきツールとは!?

士業・専門家がコロナ禍でオンライン面談の誘導率、受任率を上げる方法とは!?

オンラインツールが簡単に使えることを顧客に事前に教育する

ITリテラシーがある顧客層からは、気軽に申し込みをしてもらえる半面、逆にオンラインが億劫だと感じる顧客層からは嫌煙されます。既に経験済みの層であれば、すぐに取り組めますが、やったことないこと、経験したことがないことを面白いと思ってすぐにとり組める人は僕の経験から言って2割くらいです。

そこで、まずはオンライン面談、そしてツールの利用方法が意外と簡単だという事を徹底的に顧客に事前教育する
ことが必要です。そのために、面談日程が決まった顧客に対し、利用方法の案内をわかりやすくメールで送ることが必要です。

電話でZoom会議用のURLを伝えたとしてもアドレスを間違えればビデオ会議に参加できません。

ZoomのURLのほか、PCでのZoomの利用方法、スマホ、タブレットで参加する方には、事前のアプリのダウンロードの方法などをわかりやすくメールで伝える必要があります。できれば、その利用方法がわかる、HP、blogなどのURLもお伝えすると更によいです。

相手がその内容を読んで、簡単にできるとわかるような文面をつくることがポイントです。

逆に読んで難しい、自分にはできないと思わせてしまうような文面だとオンライン面談を嫌煙されてしまいます。相手に専門的サービスをわかりやすく伝えるのと同様に、オンライン面談の方法もわかりやく伝えるように心がけてみてください。

画面共有機能を最大限活用する

オンライン面談は、どこからでもでき、移動時間を削減できるというのがメリットですが、説明する内容を五感で伝えにくいというデメリットがあります。特に紙媒体で行ってきた資料を提示するということができません

そのため、紙媒体で提示していた説明資料について、画面共有機能を活用し説明する又は事前に送信するということがポイントです。

画面共有機能を活用することで通常の面談と同様に、顧客に資料を用いて説明することができます。また、お客様に事前に送信して印刷してもらえれば、こちら側の印刷コスト、郵送コストもかかりません。

Zoomの機能としてあるチャット機能も活用することで文字での伝達も可能です。まずは慣れる必要がありますが、使いこなせば、通常の面談以上に、わかりやすく伝えることもできます。しかも、場所を問わずどこからでもできるという点が最大のメリットです。

 

まとめ

  • オンライン面談ツールは新規はZoom、継続はチャット機能があるchatwork、LINE、Messengerが便利
  • チャット機能があるツールは相手方のアカウントがないと利用できないので、利用シーンに応じてツールは使い分ける必要がある
  • オンラインツールが簡単に使えることを顧客に事前に教育することがポイント
  • 画面共有機能を最大限活用すれば、リアルでやっていた面談と同様に資料提示が可能

まずは、経営者、先生からツールを利用しないと始まりません。

僕の経験でいうとスタッフも顧客と同様で最初に新しいものを自ら取り組むことは億劫に感じることがほとんどなので、まずは自らが実践し便利さを伝えていくしかありません。

今までは、一部の人しかこういったオンラインツールを使いませんでしたが、今は、強制的に皆が使わざるを得ない状況で、コロナが長期化する今、オンラインがスタンダートになり替わる可能性が高い状況です。

自分の業務のうち、どの部分をオンライン化できるのか、是非、今一度見直してみてください。

士業・専門家が面談、セミナーをオンライン化する際のポイントとは?

Zoom活用セミナー

今まで対面で行ってきた士業・専門家がどのように面談やセミナーをオンラインに切り替えていくのか、そして、オンラインへ移行し、メールでの事前教育、オンライン面談・セミナーから実際の受任につなげるためのコツやポイントを詳しく解説し、大評だった2020年5月のセミナーを動画コンテンツとして視聴できるようにしました。

セミナーの中では今回の記事の中で紹介したオンラインセミナーの導線づくり、顧客への事前案内メールの雛形など実際に使っているツールも公開しています。ご興味のある方は、下記ページで詳しい内容を紹介しているので、是非確認してみてください。

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  • ZOOMを活用した顧客面談、セミナー手法とは!?
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