士業・専門家ビジネスをアナログからデジタルに移行させるには!?

コロナウィルスの影響で、各企業が在宅勤務・リモートワークへと移行しています。士業や専門家の仕事は、書類ベースで案件管理をすることが多いため書類という現物の保管書類の拘束から、事務所ではなく、在宅勤務へと切り替えることが容易ではありません。
しかも、これから3月という繁忙期を迎えてその問題は切実となってきています。かくいう僕自身も、デジタル化を進めた3年前は同じように事務所で書類の作成、チェック、管理と仕事に追われていました。

ですが、今は、リモートワークができる環境が整ったので、事務所以外の場所でも仕事ができるようになり、ノートPC、スマホがあれば今ではどこからでも仕事ができるようになっています。

うちの事務所でも、子供を抱える女性スタッフの構成が多いことから、一斉休校の影響で、事務所に出勤できなくなったりしましたが、普段と同じように一部の業務について在宅勤務を併用することで事務所運営は回っています。今回のコロナの影響で多くの業界で深刻な影響がではじめていくでしょう。

でも、こういった状況だからこそ、変えられるところは変えていく、タイミングでもあります。
今後のビジネスの変化の可能性と士業・専門家の仕事のデジタル化をテーマにどのようにすすめていけるのかということについてお伝えします

顧客がデジタル化の便利さを実感している

今回のコロナウィルスの影響で冒頭でも述べた通り、今後のビジネスが変わる可能性があると考えています。それは、今まで、オンライン・デジタルを利用していなかった層がその便利さに気付くということです。

今は、ネットフリックスやAmazonプライムなど便利な動画サービスがあるにも関わらず、レンタルビデオを利用する人がいるように、いくら便利で快適であっても、変化するのを面倒に感じる一定層がいます。これは、デジタル化でも同様なのです。

ビデオ会議やチャットツールなど、新しいものに取り組まなかった層が、会社が在宅勤務を取り入れるようになった結果、やむを得ずチャットツール、ビデオ会議システムを使うことによりその便利さに気付くということです。

そもそも、携帯電話もガラケーからスマホに移行するのが時間がかかりましたが、その便利さから最終的には高齢者層もスマホを利用し、今では子や孫とのやりとりにLINEを使うようになりました。同じように企業で勤務している方も電話・FAX・メールよりも各種チャットツールの便利さに気付くようになるのでこれから、“デジタル化・オンライン化”の流れが進んでいくものと予想されます。

5Gをはじめ、今年はオフラインからオンライン化が進んでいくでしょう。僕らの顧客がデジタルツールを使い出しているので今こそ、デジタル化を進めるべきタイミングです。

事務所・オフィスをデジタル化するポイントとは?

従来の事務所・オフィスに求められた要素は、概ね下記のような機能です。

・事務所での面談
・事務所で郵送受領
・事務所の固定電話で電話
・事務所のOA機器でFAX送受信
・事務所のPCでメール送受信

これらは、全て事務所・会社という箱が前提となる話です。この方法を採用し続けると事務所での勤務が前提となり、リモートワーク、そして在宅勤務へと移行することはできません。

僕は上記に掲げた「事務所での面談」「事務所で郵送受領」については、士業や専門家事務所特有の権利証など公的書類管理の制約から公的書類がデジタル化されない限りなくならないし、面談も、顧客との初回の信頼関係構築の場と考えると必要にはなりますね。しかし、それ以外の部分についてはなくても十分成立します。

士業・専門家のビジネスにおけるデジタル化・リモートワークのポイントは下記の3つです。

・コミュニケーション
・資料管理
・クラウド化されていない業務ソフト

その他の、スケジュール管理などは、Googleカレンダーなどで十分対応できます。当然、最終的に在宅勤務も可能とするためには、前提としてノートPCなどデバイスのセキュリティ対策、スタッフとの情報漏洩防止に関する覚書などの作成、就業規則などの整備は必要です。

まずは、何から取り組んでいくべきか、具体的にどのように置き換えることができるか僕の事務所の事例を踏まえてお伝えします。

コミュニケーションをアナログからデジタルに変える

①電話・メール →チャットツールへ
(LINE、メッセンジャー、Chatwork、slackなど)

チャットツールを使いこなすことにより、下記メリットが得られます

・気軽に連絡ができない →気軽に連絡ができる
・連絡がつかない →必ず連絡がつく
・移動経費・時間がかかる →どこでも相談できる
・情報が共有できない →グループで共有できる
・言った言わないになる →ログが残る
・面談のアポがとれない →ビデオ会議ができる

ビジネス利用では、使い始めている会社が増えつつありますが、一般のお客様でも既にLINEはスマホを持っていれば標準装備しています。

うちの事務所では、Chatworkを活用しており、一般のお客様にも初回面談後は、Chatworkの無料アカウントを利用してもらう場合があります。2回目以降はビデオ会議、チャットでの相談担当スタッフとお客様家族全体とでグループチャットをつくり対応しています。LINEを使える方は、各種チャットツールを使いこなせる素地はありますし、LINEでも十分対応可能です。

あとは、お客さんに今後の連絡や面談方法をチャットツールで対応したいとお願いするだけです。心の中のバリアを取り払って、顧客にお願いしてみましょう(笑)
僕も頼んだら、受け入れてもらえるんだってやってみて気付きました。

メール利用も、Gmai、Yahoo!メールなどクラウド環境で送受信できるようにしておけば、ノートPC、スマホ、タブレットなど、各種デバイスでチェックできるようになるので、メール送受信のクラウド環境化は必須です。

② FAX →メール転送

FAXについても、複合機や各種ツール設定により、会社の共通メールアドレスに転送可能です。また、今はインターネットを通じたFAX送受信サービスもあります。全てのFAX送受信をメール転送、デジタル化することにより、どこからでもFAXの受信内容を確認することができます。

資料管理をデジタル化する

共有フォルダ、現物の資料保管 →オンラインクラウドでの保管サービスへ
(BOX,Dropbox,Googleドライブなど)

オンラインでの保管サービス利用により、下記メリットが得られます

・書類を作成・取得したら、事務所のPC・サーバに保管
→外出先からでも資料の閲覧・ダウンロードができる
→メンバー間で共有・共同編集ができる
・外部作業はUSBに入れるか個人アドレスにメール添付
→PC・USBの紛失による情報漏洩の心配がない
・印刷してファイリングし、事務所の棚に保管
→そもそも印刷する必要がない
・顧客とはメールの添付ファイルで共有
→URLを送るだけで顧客がダウンロード・閲覧することができる
・履歴管理(どれが最新版か)が混乱する
→最新のバージョン管理ができる

うちの事務所ではBOXを利用し、外部から契約書や提案書、セミナー資料作成などできる仕組みをつくっています

業務ソフトをリモート化する

使用しているソフトがクラウド化していれば問題ないのですが、専門家が使用する業務ソフトがクラウド化されていないため、在宅勤務ができないという悩みがあります。クラウド化していない業務ソフトを使用するためには、業務ソフトをインストールしている事務所PCを操作するためにVPN接続できる環境を構築する、外部からリモートコントロールする環境設定が必要です。

リモートコントロールできるように設定すれば、外部から業務ソフトを使用することができます。

TeaViewerなどリモートデスクトップの接続ができるソフトを利用するなど初月無料から試すことができる各種ツールもあるので、自社にあった各種ツールを採用し、アナログからデジタルへと徐々に移行さえて、どこでも働ける環境へと変えていく意識をもっていきましょう。

全てを一つのシステムで完結せずに、シンプルで使いやすいツールを“組み合わせる”ことで、低コストで自社にあった仕組みを構築することができます。

事務所のリモートワークでの体制構築と同時にすすめるべきは、顧客対応のオンライン面談をリアル面談と同時に進めることができるようにする体制整備です。オンライン面談等に必要なツールや受任率を上げる方法については別の記事に詳しく解説していますので参考にしてみてください。

ウィズコロナの時代に士業・専門家の面談をオンラインへと切り替える方法とは!?

士業・専門家がZoom面談のために用意しておくべきツールとは!?

士業・専門家がコロナ禍でオンライン面談の誘導率、受任率を上げる方法とは!?

まとめ

  • コロナウィルスの影響から、一般企業が在宅勤務採用とへ変わる中、顧客がデジタルを使い始めている
  • 事務所のデジタル化・リモートワークのポイントは、①コミュニケーション、②資料管理、③クラウド化されていない業務ソフトの対応方法の3つ
  • 自社にあった各種ツールを採用し、アナログからデジタルへと移行することで、どこでも働ける環境へと変えることができる

冒頭にも述べたように、各種ツールを活用することで、事務所・会社に残る機能は顧客との信頼関係をつくる面談と郵便物の受領だけになると僕は考えます。そうすると、人が働くスペースを確保するという意味での大きな場所を借りる必要がなくなっていきます。

特に、士業・専門家は、業務の性質上、店舗、設備や在庫などを保管するという場所の制約が他の業界に比較すると少ないので、デジタル化しやすい環境が整っています。いまあるやり方を変えるというのは勇気があることだし、慣れ親しんできた仕組みを変えるのに抵抗を覚える、オンライン化に抵抗があるという気持ちは理解できます。

ですが、今回のコロナの影響でネット・オンライン化に代わらざるを得ない状況になってきており、このオンライン化の流れは更に進んでいくことが予想されます。僕の経験上、アナログからデジタル化へ変えていくやすいのは、社内のコミュニケーションからです。ここを変えないと始まりません。

デジタル化を導入できない理由として、社内のスタッフの反発を恐れると導入できないという経営者の心理が考えられます。デジタル化を進めることができれば、電話の取次ぎ、面談のための移動時間、資料管理など、多くの時間と人手を削減することができ少ない人員でも、空いた時間でどの場所でも働けるようになります。しかも、顧客も受け入れてもらえる素地も整いつつあります。

僕自身も、土日しか相談対応できない顧客も初回面談は信頼関係を構築するために面談しますが、2回目以降は、ビデオ会議を利用して、自宅から相談対応するなど、土日の事務所出社やお客様宅訪問から解放されるようになりました。そういった意味でも、事務所、オフィスの役割が信頼関係構築の場へと変わったと実感しています。

このタイミングで、皆さんのビジネスの全てを一気に変えることはできなくても、少しずつ変えていくことを是非検討してみてください(^^)/

面談、セミナーをオフラインからオンラインへと切り替える手順とは?

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